Isti Hana Fatimah: Maret 2015

Pengertian Surat

Ada banyak pengertian tentang surat tapi semua pengertian tersebut merujuk pada inti yang sama; surat adalah sarana telekomunikasi.

Surat merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain. Ada juga yang mengatakan bahwa surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Ada juga yang berpendapat mengenai pengertian surat sebagai suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain. Informasi dalam surat tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

Sedangkan menurut Seojito dan Solchen (2004: 1) mendefinisikan surat sebagai berikut:

· Ditinjau dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya.

· Ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis

· Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat sarana komunikasi tulis.

Memang banyak pengertian surat tapi yang kita bisa menarik kesimpulan sendiri mengenai pengertian surat itu sendiri sebagai suatu alat komunikasi tertulis yang ditujukan menyampaikan informasi dari pihak pengirim ke pihak penerima surat.

Jenis-Jenis Surat

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokan sebagai berikut:

A. Surat Pribadi
Yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi atau instansi. Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.

Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut :
- Tidak menggunakan kop surat atau kepala surat.
- Tidak menggunakan nomor surat.
- Salam pembuka dan penutup surat bervariasi.
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.

Berikut adalah yang termasuk surat pribadi diantaranya :
1. Surat keluarga
2. Surat lamaran kerja

B. Surat resmi
Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi / lembaga kepada seseorang atau lembaga / instansi lainnya.

Surat resmi terbagi atas beberapa bagian, yaitu :
- Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
- Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
- Surat social, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi kemasyarakan yang bersifat nirlaba (nonoprofit).

Bagian-bagian surat resmi ;
1. Kepala atau kop surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Hal
5. Tanggal surat
6. Alamat yang dituju
7. Pembuka atau salam pembuka
8. Isi surat
9. Penutup surat
10. Tembusan surat

C. memo
Yaitu alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubungan secara resmi. Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas dan mudah untuk dipahami.

Menurut pemakaiannya memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi. Memo bersifat resmi di akai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.

Bentuk memo terdiri atas 2 bagian, yaitu :
a. Kepala memo, terdiri atas :
- Penerima
- Pengirim
- Prihal
- tanggal pengiriman
- Paraf dan nama terang pengirim
b. Isi, penulis langsung menyampaikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.

2. Menurut isinya, surat dapat dikelompokan sebagai berikut :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan
c. Surat perintah
d. Surat permintaan
e. Surat panggilan
f. Surat peringatan
g. Surat perjanjian
h. Surat laporan
i. Surat pengantar
j. Surat penawaran
k. Surat pemesanan
l. Surat undangan
m. Surat lamaran pekerjaan

3. Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Surat biasa
b. Surat konfidensial
c. Surat rahasia

4. Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokan menjadi :
a. Surat biasa
b. Surat edaran
c. Surat pengumuman

5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas :
a. Surat biasa
b. Surat kilat
c. Surat kilat khusus

6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas :
a. Surat bersampul
b. kartu pos
c. warkatpos
d. telegram
e. teleks atau faksimile
f. memo
g. nota

7. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas :
a. Surat intern
b. Surat ekstern

Contoh Surat

A. Surat Lamaran Kerja